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Buchführung,

 

Buchhaltung, chronologisch und sachlich gegliederte Rechnung, die anhand planmäßiger und lückenloser Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle, die im Unternehmen mit Werten zusammenhängen (Belege), die Bestände sowie die Veränderungen der Vermögenswerte, der Fremdkapitalien und des Eigenkapitals sowie die positiven und negativen Erfolgsbeiträge (Aufwendungen und Erträge beziehungsweise Kosten und Leistungen) einer Wirtschaftseinheit erfasst; sie ist Hauptglied und ältester Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Aufgaben der Buchführung sind unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung v. a. Dokumentation der Geld- und Güterbewegungen, Rechenschaftslegung, Schaffung der Grundlagen für die Gewinnermittlung und Besteuerung.

 

Nach dem Buchführungszweck wird zwischen Finanz- oder Geschäftsbuchführung und Betriebsbuchführung unterschieden. Die Geschäftsbuchführung (pagatorische Buchführung) erfasst den gesamten Geschäftsverkehr mit der betrieblichen Umwelt anhand der damit verbundenen baren und unbaren Geldbewegung. Sie führt zum Jahresabschluss nach den Grundsätzen von Handels- und Steuerrecht. Die Betriebsbuchführung (kalkulatorische Buchführung) bildet die betrieblichen Produktions- und Absatzvorgänge ab (Kosten- und Leistungsrechnung, Betriebsergebnisrechnung). Grundsätzlich besteht formale und materielle Gestaltungsfreiheit mit Ausnahme der Fälle, in denen Zahlen der Betriebsbuchführung für den Jahresabschluss oder andere gesetzlich geregelte Fälle (Preisbildung auf Basis von Selbstkosten) unmittelbar verwendet werden sollen. Als kalkulatorische Rechnung löst sich die Betriebsbuchführung meist von den pagatorischen Grundlagen und berücksichtigt stattdessen tatsächliche Werteverzehre (Tageswertprinzip, kalkulatorische Kosten).

 

 Systeme

 

1) Die doppelte Buchführung (Doppik) hat die größte praktische Bedeutung und wird in der Wirtschaft beinahe ausnahmslos angewendet. Grundlegende Darstellungsform ist das Konto, ein zweiseitiges Rechnungsschema mit einer Sollseite (linke Seite) und einer Habenseite (rechte Seite). Es nimmt Bestand und Veränderungen eines ökonomischen Tatbestandes (z. B. Zahlungseingänge in bar) getrennt nach positivem und negativem Vorzeichen auf (z. B. Erhöhung des Kassenbestandes oder Verminderung der Forderungen). Die Differenz zwischen der Soll- und der Habenseite, d. h. die Differenz zwischen der Summe aus Anfangsbestand und positiven Veränderungen einerseits sowie negativen Veränderungen andererseits, ergibt den Endbestand (Saldo). Erfasst ein Konto nur Bestand und Veränderungen des gleichen ökonomischen Tatbestandes, so handelt es sich um ein reines Konto (z. B. das Kassenkonto, das ausschließlich Geldeingänge und -ausgänge abbildet). Auf dem gemischten Konto werden Bestände und Veränderungen ungleicher ökonomischer Tatbestände verbucht (z. B. das gemischte Warenkonto). Nach betriebswirtschaftlichen Überlegungen sollten nur reine Konten gebildet werden. Man unterscheidet weiterhin Bestandskonten (Konten der Bilanz, z. B. Grundstücke, Forderungen, Waren, Kasse, Eigenkapital, Verbindlichkeiten) und Erfolgskonten (Konten der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, z. B. Umsatzerträge, Zinserträge, Materialaufwand, Löhne, Gehälter, Steuern).

 

Der Terminus »doppelte Buchführung« kann auf mehrfache Weise gedeutet werden: a) Der Periodenerfolg wird »doppelt« ermittelt, einmal durch Abschluss der Bestandskonten in der Bilanz, zum anderen durch Abschluss der Erfolgskonten in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. b) Jeder Geschäftsvorfall wird doppelt festgehalten, einmal im Grundbuch (zeitliche Ordnung der Bucheintragungen auf Grundlage der Belege) und zum anderen im Hauptbuch (sachliche Ordnung der Buchungen auf Sachkonten gemäß Kontenplan). c) Die doppelte Buchführung geht davon aus, dass jeder Vorgang, der verbucht wird, einen Wertübergang darstellt, d. h., dass jeder Leistung eine Gegenleistung entspricht und daher zwangsläufig zwei Konten berührt werden. Zu rechtfertigen ist die doppelte Buchführung insbesondere damit, dass sie wegen der Geschlossenheit ihres Systems hohe Beweiskraft besitzt. Einseitige Additionsfehler fallen notwendigerweise auf.

 

Ausgangspunkt zum Verständnis der Buchführung ist die Bilanz. Sie bildet das in einem Unternehmen investierte Kapital nach seiner Verwendung (Aktiva) und seiner Herkunft (Passiva) ab. Für die Bilanz gilt daher stets: Aktiva = Passiva. Jeder Geschäftsvorfall berührt mindestens zwei Konten und ändert mindestens einen Bilanzposten. Um zu vermeiden, dass jeder Vorfall während eines Jahres zu einer Änderung der gesamten Bilanz führt, werden alle Bilanzposten auf Bestandskonten verteilt, auf denen die Veränderungen gebucht werden. So führt die Bezahlung einer Kundenforderung zu einem Zugang auf dem Kassenkonto (Buchung auf der Sollseite) und zu einem Abgang auf dem Forderungskonto (Buchung auf der Habenseite). Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle, z. B. Zahlung von Löhnen - sie bewirken eine Veränderung des Eigenkapitals -, werden grundsätzlich nicht unmittelbar auf dem Eigenkapitalkonto erfasst, sondern im Hinblick auf einen Nachweis einzelner Erfolgsursachen auf verschiedenen Erfolgskonten, die zusammen mit ihrem Abschlusskonto (Gewinn-und-Verlust-Rechnung) Unterkonten des Eigenkapitalkontos darstellen. Der Saldo der Gewinn-und-Verlust-Rechnung stellt den Periodenerfolg (Gewinn oder Verlust) dar. Seine Verbuchung auf Bestandskonten des Eigenkapitals bringt die Bilanz zum Ausgleich.

 

An Büchern werden in der Regel geführt: Grundbuch (Memorial, Journal, Tagebuch), Sammelbücher, Hauptbuch, Inventar- und Bilanzbuch sowie zahlreiche Nebenbücher (Wechselbuch, Lagerbuch, Anlagenbuch, Kontokorrentbuch u. a.).

 

2) Die einfache Buchführung, heute kaum noch von praktischer Bedeutung, hat keine Erfolgskonten, sondern ausschließlich Bestandskonten. Der Erfolg wird somit nicht zweifach, sondern nur einfach durch Vermögensvergleich nach folgender Gleichung ermittelt: Erfolg = Eigenkapital am Periodenende minus Eigenkapital am Periodenbeginn plus Entnahmen minus Einlagen. Für die chronologische und systematische Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle wird das Grundbuch geführt. Barkäufe werden gesondert im Kassenbuch gebucht, Kreditgeschäfte in Kunden- und Lieferantenbüchern.

 

3) Die kameralistische Buchführung (Kameralistik) ist ein Buchführung- und Rechnungssystem für den Haushalt des Staates (Soll-und-Ist-Rechnung), einer Behörde und gelegentlich von öffentlich-rechtlichen Betrieben. Ihre Aufgabe besteht darin, den erwarteten Einnahmen und Ausgaben (Soll-Etat) die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben (Ist-Etat) gegenüberzustellen und auf diese Weise Etatüberschüsse oder Fehlbeträge zu ermitteln.

 

 Verfahren

 

1) Übertragungsbuchführung: Die durch Belege angezeigten Geschäftsvorfälle werden zunächst im Grundbuch erfasst und von dort auf die entsprechenden Hauptbuchkonten übertragen (zeitraubend und fehleranfällig). Varianten der Übertragungsbuchführung sind die italienische, englische, deutsche und französische Buchführung, die bezüglich der Führung eines Hauptbuches übereinstimmen, sich aber in der Anzahl der geführten Grundbücher und der dadurch bedingten Aufsplitterung der Buchführung unterscheiden (z. B. Kassen-, Wechsel-, Wareneinkaufs- und Warenverkaufsbuch). Bei der amerikanischen Buchführung werden die Sachkonten des Hauptbuches (z. B. Kassenkonto, Debitorenkonto) in Tabellenform im »Amerikanischen Journal« geführt. Ergänzt wird das Journal durch Kontokorrentbücher.

 

2) Bei der auch manuell durchführbaren, in der Praxis jedoch weitgehend maschinell durch Buchungsautomaten vorgenommenen Durchschreibebuchführung (Loseblattbuchführung) wird die Buchung von Geschäftsvorfällen in einem Arbeitsgang im Grundbuch und auf den Konten des Hauptbuches erledigt. Die Originalbuchung wird im Grundbuch vorgenommen und auf die Konten des Hauptbuches durchgeschrieben oder umgekehrt. Durch dieses Verfahren entfallen Übertragungsarbeit und -fehler; die Konten sind à jour.

 

3) Bei der EDV-Buchführung werden die einzelnen Arbeitsgänge gleichzeitig und in erheblich kürzerer Zeit vollzogen. Kernstück der elektronischen Buchführung ist ein durch Zusatzprogramme ergänztes Buchführungsprogramm, das eine gleichzeitige Datenspeicherung, -verarbeitung und -auswertung ermöglicht. Bei der konventionellen EDV-Buchführung werden die Buchungen im Anschluss an die Verarbeitung ausgedruckt (dauerhaft lesbar gemacht); bei der Speicherbuchführung wird das auf Datenträgern gespeicherte Buchungsmaterial erst bei Bedarf ausgedruckt.

 

 Gesetzliche Vorschriften

 

Handelsrecht:

 

Nach § 238 HGB in Verbindung mit § 4 HGB ist jeder (Voll-)Kaufmann zur Führung von Büchern verpflichtet (Buchführungspflicht), in denen er seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen hat. Dazu gehört auch der Abschluss der Konten zum Ende eines jeden Geschäftsjahres (Jahresabschluss) gemäß § 242 HGB. Die allgemeinen Buchführungsvorschriften des HGB werden ergänzt durch spezielle Vorschriften für einzelne Rechtsformen und/oder Wirtschaftszweige und/oder Unternehmensgrößen.

 

Steuerrecht:

 

Nach § 140 Absatz 1 AO hat, wer nach anderen als den Steuergesetzen buchführungspflichtig ist, z. B. nach § 238 HGB, diese Verpflichtung auch im Interesse der Besteuerung zu erfüllen. § 141 AO erweitert diesen Kreis auf alle Unternehmen, deren Gewinn, Umsatz oder Betriebsvermögen bestimmte Grenzen überschreitet. Dadurch können auch Minderkaufleute, freiberuflich Tätige sowie Land- und Forstwirte buchführungspflichtig werden. Entsprechen die Bücher und Aufzeichnungen den in der AO verlangten Anforderungen, so wird ihre sachliche Richtigkeit vermutet; sie sind der Besteuerung zugrunde zu legen, solange diese Vermutung nicht widerlegt ist (§ 158 AO). Andernfalls, besonders wenn die Bücher unvollständig sind, sind die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen (§ 162 AO). Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle nicht oder sachlich falsch verbucht, macht sich unter Umständen wegen Steuergefährdung strafbar (§ 379 Absatz 1 Nummer 2 AO).

 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie v. a. auch in den folgenden Artikeln:

 

Bilanz · Kostenrechnung · Rechnungswesen

 

Literatur:

 

W. Eisele: Technik des betriebl. Rechnungswesens (⁵1993);

 J. Koch: B. u. Bilanzierung mit EDV (⁴1995);

 W. H. Engelhardt u. a.: Grundzüge der doppelten B. (³1996);

 H. Falterbaum u. H. Beckmann: B. u. Bilanz, Haupt-Bd. u. Lösungs-H. (¹⁶1996);

 G. Wöhe u. H. Kußmaul: Grundzüge der B. u. Bilanztechnik (²1996).