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ARCHIVES

Les archives sont constituées par l’ensemble des documents qui résultent de l’activité d’une institution ou d’une personne physique ou morale. Ainsi peut-on parler des archives de la chancellerie capétienne et de celles d’un ministère actuel, aussi bien que des archives d’un syndicat, d’une firme industrielle, d’un commerçant ou d’un avocat.

Leur origine et leur mode de constitution opposent les archives à tous les types de collection, et en particulier à ces collections de livres que sont les bibliothèques. Celles-ci ne sont pas le résultat d’une activité institutionnelle ou professionnelle, mais d’un choix. Si judicieux soit-il, il n’en demeure pas moins arbitraire. Bibliothèques et collections sont constituées de documents rassemblés; les archives ne sont que des documents conservés. Certes, l’arbitraire n’est pas absent de leur conservation, dans la mesure où sont effectués des triages et où une discrimination est faite entre documents à conserver et documents à détruire. Encore cette discrimination est-elle établie en fonction de l’utilité présumée des documents, donc de l’activité dont ils procèdent.

La nature des archives

Des entorses ont été faites aux principes énoncés ci-dessus. Elles sont rares. C’est ainsi que les commissions révolutionnaires de triage des titres ont parfois traité les archives de l’Ancien Régime comme des collections et ont constitué des séries factices comme les «Cartons des rois» des Archives nationales, dans lesquels ils ont réuni, par ordre chronologique, les documents les plus divers quant à leur nature et à leur origine. À notre époque, enfin, les archives publiques se sont souvent enrichies de documents acquis par achat ou par don: la première préoccupation des archivistes est, en de tels cas, de rendre service aux historiens.

Le fonds d’archives, c’est-à-dire l’ensemble des archives ayant une commune origine, reflète normalement la structure de l’institution dont il procède ou les activités de la personne à qui il appartient. Il est donc nécessaire de connaître les différents rouages d’une institution et leur évolution historique si l’on veut se retrouver aisément dans ses archives, mais un examen minutieux de la structure du fonds permet, seul, d’analyser l’organisation qui lui a donné naissance.

Nous prendrons comme exemple le fonds du Parlement de Paris, qui forme aux Archives nationales la série X. On y trouve les papiers provenant du greffe et du dépôt civils (sous-série X 1), ceux du greffe et du dépôt criminels (X 2), ceux du greffe des requêtes du Palais (X 3), ceux de la chancellerie du Palais (X 4) et ceux de la communauté des procureurs au Parlement (X 5). Ces sous-séries sont elles-mêmes subdivisées: ainsi, parmi les papiers du Parlement civil, trouve-t-on les archives relatives aux accords conclus en Parlement (X 1c) et, parmi les archives des requêtes, les registres des saisies réelles, ceux des enchères et oppositions, ceux des baux judiciaires, etc.

On comprend aisément qu’un fonds d’archives ne comporte jamais les documents expédiés. Ce n’est pas dans les archives du Vatican qu’il faut chercher l’original d’une bulle pontificale, ni dans celles de la Secrétairerie d’État impériale une lettre de Napoléon. De telles pièces se trouvent nécessairement chez leur destinataire. Si bien des lettres patentes des rois de France se rencontrent dans les cartons du Trésor des chartes de France, c’est parce que les archives des destinataires ont été, pour telle ou telle raison, réunies à celles de la monarchie: ainsi celles de Charles et Philippe de Valois, lors de l’avènement de Philippe VI. De même découvre-t-on dans les archives de la Chambre apostolique bien des lettres envoyées par les papes à des collecteurs pontificaux et saisies, à la mort de ces officiers, en vertu du droit de dépouille.

Le fonds d’archives d’une institution ou d’une personne privée renferme, plus normalement, les documents reçus par celle-ci et conservés en vue d’une utilisation ultérieure. Ce sont d’abord les titres de propriété ou de privilège, ainsi que, pour les fonds les plus anciens, les cartulaires dans lesquels étaient transcrits les plus importants de ces titres. Les archives des établissements ecclésiastiques sont particulièrement riches à cet égard. Ce sont aussi les lettres reçues, lettres administratives dans les archives de n’importe quel service contemporain, lettres d’information commerciale dans les archives d’un grand marchand du Moyen Âge, comme celles de Francesco Datini conservées à Prato. La correspondance diplomatique et consulaire, les rapports et les enquêtes ont été généralement conservés avec le plus grand soin. Les archives des juridictions chargées de l’apurement des comptes comprennent à la fois les livres qui leur ont été présentés et les pièces comptables justificatives; ainsi la quittance donnée par tel bénéficiaire de pension à un shérif, à un prévôt ou à un collecteur pontifical se retrouve-t-elle parmi les archives de l’Échiquier, de la Chambre des comptes ou de la Chambre apostolique.

À côté des documents reçus, il faut faire place aux documents élaborés par le possesseur des archives pour sa propre commodité et pour un usage éventuel. Cours judiciaires, conseils de ville, de commune ou de consulat, conseils gouvernementaux parfois ont gardé les procès-verbaux de leurs séances. La comptabilité interne était de même conservée. Dès le XIII^e siècle, les chancelleries ont pris l’habitude de conserver le texte des décisions qu’elles instrumentaient, et de tenir pour cela un registre des lettres et actes qu’elles expédiaient. La conservation des minutes et des brouillons répondait également à ce besoin. L’usage du papier carbone et de la photocopie leur a substitué le double, qui abonde dans les archives des administrations contemporaines, des sociétés industrielles et commerciales, et même dans les archives de simples particuliers.

Autre chose sont les minutes notariales, véritables originaux en droit, que les notaires sont tenus, depuis le Moyen Âge, de conserver dans l’intérêt des parties, lesquelles peuvent s’en faire délivrer des «grosses». Les minutiers notariaux sont particulièrement anciens dans le midi de la France et en Italie.

Les archives, ce sont avant tout des papiers. De l’époque carolingienne au XIII^e siècle, ce furent surtout des parchemins. Mais nous ne devons pas oublier les tablettes de cire de l’Antiquité, dont usaient encore les contemporains de Saint Louis, non plus que les écorces de bouleau de Novgorod, les papyrus du monde antique et du haut Moyen Âge, voire les tablettes d’argile des civilisations de l’Orient ancien.

À notre époque, les nouveaux supports – photographiques, magnétiques, etc. – ont pris une importance considérable, et posent chacun des problèmes nouveaux de traitement, de conservation et de communication. Les archives audiovisuelles et les archives informatiques sont dès maintenant une part essentielle de la mémoire collective et constituent des sources précieuses pour l’histoire.

Les versements

Les archives des administrations publiques sont, avec une périodicité variable, versées dans des dépôts centraux ou locaux. À la première catégorie appartiennent, en France, les Archives nationales, celles de la Défense et des Affaires étrangères; en Grande-Bretagne, le Public Record Office ou le Commonwealth Relations Office; en Belgique, les Archives générales du Royaume; en Italie, l’Archivio centrale dello Stato; aux États-Unis, les National Archives. Certains pays n’ont pas cherché à centraliser leurs archives anciennes: ainsi l’Espagne avec, entre autres dépôts, l’Archivo general de Simancas, l’Archivo de la Corona de Aragon et l’Archivo general de Indias. La France, quant à elle, décentralise: les Archives contemporaines sont à Fontainebleau, les Archives d’outre-mer à Aix-en-Provence, les Archives du monde du travail à Roubaix. À la catégorie des dépôts locaux appartiennent d’abord les archives municipales. Les départements français, les comtés anglais, les provinces belges, italiennes et espagnoles, les États allemands et américains ont également leur dépôt d’archives. Les Archives départementales, par exemple, conservent à la fois les fonds des institutions locales d’Ancien Régime, les chartriers seigneuriaux et ecclésiastiques saisis à la Révolution, et les versements des organismes d’État dans le département (préfecture, tribunaux, administration des Finances ou de l’Éducation nationale) aussi bien que des organismes proprement départementaux.

Les dépôts publics reçoivent également des archives privées dont les propriétaires souhaitent assurer une meilleure conservation ou, plus prosaïquement, se défaire pour libérer des locaux. Des procédures très souples, qui vont du simple don au dépôt révocable et qui permettent au propriétaire de contrôler, voire de refuser, la communication de ses archives, ont favorisé, dans les dernières décennies, la multiplication de ces enrichissements, souvent considérables pour l’histoire: que l’on songe au chartrier de telle grande famille, aux papiers de tel homme d’État ou aux archives de telle firme industrielle. Certains pays, comme l’Allemagne ou le Danemark et bientôt la France, ont même créé pour ces archives des dépôts particuliers.

Une mention spéciale doit être faite des archives notariales, que les notaires sont tenus de conserver pour n’être communiquées qu’aux ayants droit, mais dont le versement dans les archives de l’État et des départements et la communication au public sous certaines conditions ont été facilités par les législations récentes.

Les classements d’archives

Chaque dépôt d’archives conserve ses fonds répartis en séries et sous-séries selon leur parenté d’origine ou de nature. Dans les pays étrangers, les séries correspondent souvent aux fonds et en portent le nom. La cotation est donc relativement claire, mais longue. Ainsi la cote de tel bref de l’Échiquier britannique s’énonce-t-elle: Public Record Office (dépôt), Exchequer (fonds), Exchequer of Receipt (sous-série correspondant à une subdivision de l’Échiquier), Writs and Warrants (division de la sous-série qui correspond à un type particulier d’actes), box 3 (3^e boîte). Le système français procède de l’esprit centralisateur et uniformisateur né à l’époque révolutionnaire et impériale. Dans tous les départements, les fonds des juridictions d’Ancien Régime sont classés dans la série B, les fonds des administrations contemporaines des travaux publics dans la série S. Aux Archives nationales, le fonds de l’officialité de Paris constitue la sous-série Z 10, celui du ministère de l’Éducation nationale la sous-série F 17. Un tel système a contre lui une herméticité qui ne résiste pas à quelques heures de pratique, pour lui une évidente simplicité de citation.

Il était vain de maintenir, à une époque où les structures des organismes publics ne cessent d’évoluer, le principe de l’adéquation des séries et des sous-séries à chacun des organismes versants. Depuis 1979, un nouveau système a été mis en place, qui fait du versement informatisé l’unité de base de toute description et transforme le bordereau de versement en premier instrument de recherche.

Les problèmes de consultation

De l’état général des fonds, qui fait connaître les grandes lignes de la richesse d’un dépôt, à l’inventaire analytique qui donne, pièce par pièce, l’analyse des documents qui constituent un fonds, toute une gamme d’inventaires plus ou moins détaillés permet heureusement au chercheur de trouver sa voie dans le dédale des archives. Il faut aussi signaler les tables et fichiers qui indiquent la ou les pièces concernant telle localité, tel personnage, voire tel objet. Ces tables sont indispensables pour la consultation de certaines séries de dossiers personnels et facilitent grandement les recherches d’ordre administratif ou généalogique. Elles ne sauraient évidemment suffire à l’historien qui, sous peine de graves lacunes dans son information, doit prendre, grâce aux inventaires, une connaissance générale du ou des fonds qui l’intéressent.

Là encore, l’informatique apporte de nouveaux moyens d’inventaire et de traitement de l’information. De nombreux instruments de recherche sont maintenant consultables en mode conversationnel, ce qui n’interdit pas d’en tirer des éditions de type traditionnel.

La microforme – microfilm, microfiche, disque optique numérique – concourt à la conservation et à la communication des archives. Certes, il n’est pas encore question de microfilmer pour détruire les originaux et gagner ainsi de la place: le coût de l’opération dépasserait celui de la construction d’un nouveau bâtiment pour conserver les originaux, et la valeur juridique du film est sujette à caution. Mais la microforme permet d’assurer la sécurité du fonds pour le cas d’accident, de limiter la consultation d’originaux fragiles, de permettre une consultation à distance ou de constituer des collections de complément à l’aide de fonds matériellement conservés ailleurs. Au début des années 1990, des programmes internationaux d’échanges sont en cours, notamment grâce au Conseil international des Archives, au bénéfice de pays en développement.

Tous les pays ont établi en principe la publicité de leurs archives, c’est-à-dire le droit pour tout citoyen de consulter librement les documents émanant des administrations anciennes et modernes. Des limitations ont cependant été mises à ce droit, dans l’intérêt des États aussi bien que dans celui des particuliers. On ne saurait, en effet, communiquer à n’importe qui des documents qui pourraient nuire à la réputation d’une famille; on ne saurait non plus livrer à la curiosité publique les dossiers administratifs les plus récents. La communication est donc réservée pour les documents postérieurs à une date déterminée.

En France, les délais légaux sont de trente ans pour la plupart des archives, de soixante ans pour quelques fonds intéressant la sécurité de l’État et la vie privée, de cent ans pour les dossiers judiciaires, l’état civil et les minutes notariales. Les dossiers de personnel sont communicables cent vingt ans – et les dossiers médicaux cent cinquante ans – après la naissance. Les papiers privés sont communicables aux conditions mises par les déposants.

• 1282 archive; bas lat. archivum, du gr. (plur.) arkhaia ou arkheia, de arkhê « commencement; pouvoir »

1 ♦ Ensemble de documents anciens, rassemblés et classés à des fins historiques. Archives publiques, départementales. Archives notariales, familiales, personnelles. Les archives d'une entreprise, d'une institution. Document d'archives. Archives sur microfilms. ⇒ filmothèque. « De lentes monographies enfouies en des archives de bénédictins » (Jaurès). — Dr. Fonds d'archives (d'une personne physique ou morale).